Personvernerklæring for Halden kommune
Nytt regelverk om personvern; Personvernforordningen (GDPR) og Personopplysningsloven, trådte i kraft 20.juli 2018. Det nye regelverket gir virksomheter nye plikter, og innbyggerne nye rettigheter. Når du bruker våre elektroniske løsninger eller på annen måte henvender deg til kommunen, ønsker vi at du skal føle deg trygg på at dine rettigheter blir ivaretatt etter gjeldende lovverk.
Erklæringen inneholder beskrivelse av hvordan ditt personvern ivaretas av Halden kommune, i forbindelse med innsamling av personopplysninger.
Dersom du vil vite mer om personvern, kan du logge deg inn på:
•Personopplysningsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38
•Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/
•For kommunens barn og unge innbyggere, kan det være nyttig å klikke seg inn påhttps://www.dubestemmer.no/, som er en nettside om personvern, nettvett og digital dømmekraft. Denne siden er tilpasset barn og unge i ulike aldersgrupper.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Kommunedirektøren i kommunen er øverste behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret er delegert ned til leder for den aktuelle behandlingen.
Hvorfor behandler Halden kommune personopplysninger om deg?
Vi behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver, og for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg, samt andre tjenester du eventuelt benytter.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem, eller utleverer dem. Opplysningene blir kun brukt til formålet de er samlet inn for.
Hva slags personopplysninger behandler vi?
Vi behandler navn, fødselsnummer, adresse, e-post, tlf.nr, sammen med de opplysningene som er nødvendig for å identifisere deg og behandle saken din. Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om sivilstatus, navn på ektefelle/samboer og barn. Vi behandler opplysninger knyttet til de tjenester som innbyggeren benytter; byggesak, barnehage, skole, m.m. Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester, behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold. Vi samler kun inn opplysninger vi har behov for til angitt formål.
Rettslig grunnlag.
Personvernforordningen (artikkel 6 og 9) angir vilkårene for å behandle personopplysninger. For kommunen vil hjemmelen som oftest være for å utøve offentlig myndighet. (Eks: Personopplysningsloven, Arkivloven, Offentlighetsloven, Plan- og bygningsloven, Barnevernsloven, m.m.) I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Det nye regelverket sier at du alltid har rett til å vite hvor vi har hentet opplysninger om deg fra, i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen. Halden kommune henter i hovedsak opplysninger fra deg direkte (eventuelt fra pårørende), når du søker om en tjeneste i kommunen. Når det gjelder lovpålagte tjenester til deg som innbygger, kan vi også dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige registre; Folkeregisteret, NAV, Fylkesmannen, UDI, etc.
Hvem er personopplysningene tilgjengelige for?
Det er kun ansatte i kommunen som er involvert i din sak, som har tilgang til opplysninger om deg. Alle ansatte har taushetsplikt, og kan bare utlevere personopplysninger dersom du har gitt ditt samtykke, eller loven sier det. Eksempel på sistnevnte kan være elevresultater i nasjonale prøver, eller lovpålagt rapportering til helseregister.
Kommunen har databehandleravtaler med de leverandører som leverer våre fagsystemer. Dette er pålagt etter personvernforordningen for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet på en sikker og lovlig måte. Dersom personopplysninger lagres i et tredjeland, blir dette også ivaretatt etter gjeldende lover og forskrifter.
Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?
Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som sikrer at:
•uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
•opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
•opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert.
Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskort.
Dette blir ivaretatt av tilgangskontroll, internkontroll og internrevisjon.
Hvordan og hvor lenge lagres dine personopplysninger?
Dine personopplysninger blir lagret i våre elektroniske fagsystemer. Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for formålet de er samlet inn for. Bestemmelser i de ulike lovverk avgjør lagringstiden. Vi lagrer uansett ikke lenger enn vi har grunnlag for.
Hvilke rettigheter har jeg?
Ved henvendelse til Halden kommune, har du rett til innsyn i dine personopplysninger. Du har rett på tilbakemelding senest innen 30 dager.
Link til innsynsskjema finner du her:https://www.datatilsynet.no/globalassets/global/skjema-maler/innsynsskjema_2018.pdf
•Hvorfor vi samler dem inn.
•Når, hvor og hvordan de skal brukes.
•Hvor lenge de skal lagres. (Lagringsbegrensning).
•Hvem de skal deles med.
•Rett til å protestere. (I noen tilfeller).
•Rette feilaktige/mangelfulle opplysninger.
•«Rett til å bli glemt» / slette. (I offentlig sektor vil dette i stor grad styres av annet lovverk).
•Rett til dataportabilitet. (I noen tilfeller).
•Rett til innsyn i egne personopplysninger
•Rett til å klage
Vi håper du vil si fra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med personvernombudet. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. (Se Datatilsynets nettsider hvordan du bør gå frem).
Personvernombud.
Personvernombudet jobber for at personvernet til både ansatte og innbyggere ivaretas på en god måte, i tråd med gjeldende regelverk. Det gis opplæring, råd og veiledning til ledere og ansatte. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter dersom du ber om det, og påpeke brudd på regelverket overfor ansvarlig leder.
Personvernombudet er ansatt i kommunen, og har en uavhengig stilling i arbeidet som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet i utførelsen av sin rolle. Personvernombudet har taushetsplikt.
Personvernombud, Halden kommune:
Hilde Furuseth
epost: personvernombud@halden.kommune.no
Telefon: 969 42 315
Besøksadresse: Halden kommune, Storgata 8. 1771 Halden
